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Resumen: Buscamos un Asistente Administrativo Virtual orientado al detalle para gestionar datos legales, comunicarse con clientes y apoyar a los equipos legales en un despacho jurídico. Aspectos destacados: 1. Gestionar registros confidenciales de inmigración con discreción 2. Colaborar con abogados, asistentes jurídicos y auxiliares legales 3. Apoyar la preparación precisa de documentos de inmigración **Asistente Administrativo Virtual** * **Organización:** **Alonso \& Alonso Attorneys at Law, PLLC** * **Supervisado por:** **Líder del equipo administrativo** * **Tipo de empleo:** **Contratista de tiempo completo** * **Ubicación:** **Remota** **Sobre nosotros** ============ En Alonso \& Alonso brindamos atención personalizada y servicios adaptados a las necesidades específicas de cada cliente. Logramos esto mediante la educación del cliente, actualizaciones constantes, evaluación exhaustiva de cada caso y estrategias legales personalizadas basadas en las circunstancias individuales de cada cliente. **Responsabilidades y funciones esenciales** * Ingresar, actualizar y mantener con precisión la información de los clientes y los datos de los casos legales en sistemas digitales seguros, priorizando la documentación con plazos ajustados. * Gestionar y manejar registros confidenciales de inmigración con discreción, garantizando el cumplimiento estricto de las normas legales y de la firma en materia de datos. * Comunicarse con claridad y profesionalismo con los clientes principalmente por correo electrónico y mensaje de texto, y ocasionalmente por teléfono para proporcionar actualizaciones y aclarar información. * Organizar y clasificar archivos legales digitales para garantizar un acceso eficiente, seguro y oportuno por parte de los miembros del equipo legal. * Responder de forma inmediata a las consultas de los clientes relacionadas con la documentación del caso y las solicitudes de datos, manteniendo un enfoque cortés y orientado al servicio. * Colaborar estrechamente con abogados, asistentes jurídicos y auxiliares legales para apoyar la preparación y tramitación precisas de documentos de inmigración. * Brindar apoyo administrativo general relacionado con la gestión de documentos y los flujos de trabajo de los casos, según sea necesario para el equipo legal. **Cualificaciones requeridas** * Atención excepcional al detalle y un alto nivel de precisión en la introducción de datos. * Excelentes habilidades de comunicación escrita, especialmente por correo electrónico y mensaje de texto. * Capacidad demostrada para manejar información confidencial y sensible con discreción. * Fuertes habilidades organizativas y capacidad para gestionar múltiples tareas con plazos ajustados de forma simultánea. * Etiqueta telefónica profesional y cortés para la comunicación ocasional con clientes. * Capacidad para desempeñarse eficazmente bajo presión y cumplir con plazos estrictos en un entorno legal dinámico. * Competencia en herramientas de productividad de oficina (por ejemplo, Google Workspace o Microsoft Office), especialmente hojas de cálculo y plataformas de gestión de documentos. * Dominio fluido del inglés y el español para garantizar una comunicación clara y efectiva con clientes de diversos orígenes. **Cualificaciones preferidas** * Experiencia previa en apoyo jurídico, funciones administrativas o introducción de datos. * Habilidades efectivas de gestión del tiempo y capacidad para priorizar responsabilidades de forma independiente. * Experiencia trabajando colaborativamente en un entorno centrado en el equipo. * Conocimiento de los procesos de derecho migratorio o de sistemas de gestión de casos es un plus. **Requisitos técnicos** * Computadora: Intel i5 (8.ª generación o posterior) o AMD Ryzen 5 (serie 3000 o posterior), o Mac M1\+. Mínimo: 8 GB de RAM, SSD de 256 GB. * Sistema operativo: Windows 11 o macOS. * Monitores: Se requieren dos pantallas. * Auriculares: Con cable USB o inalámbricos. * Conexión a Internet: Conexión por cable, como mínimo 20 Mbps. **Indicadores clave de rendimiento** * **Efectividad en la productividad** Mantener una tasa mínima de logro del 95 % de los objetivos semanales asignados de productividad, asegurando la finalización oportuna del procesamiento de documentos, la introducción de datos y las tareas administrativas. * **Tasa de precisión en los datos** Mantener una tasa mínima de precisión del 98 % en todos los registros de clientes, actualizaciones de casos y entradas de documentos, garantizando que la información esté libre de errores, omisiones o discrepancias. * **Respuesta en la comunicación con los clientes** Responder al 100 % de las consultas de los clientes dentro de las 24 horas hábiles, manteniendo estándares de comunicación oportunos y profesionales. * **Cumplimiento en la organización de expedientes** Mantener un cumplimiento del 98 % con los estándares de la firma respecto a la nomenclatura, categorización, almacenamiento y organización de archivos digitales. * **Tasa de finalización de tareas** Finalizar el 95 % de las tareas administrativas, de introducción de datos y de gestión de documentos asignadas antes de las fechas límite establecidas. * **Cumplimiento del horario** Mantener una tasa mínima de cumplimiento del horario del 95 %, asegurando una asistencia constante, disponibilidad y conformidad con los horarios laborales asignados. * **Cumplimiento de los controles de calidad** Mantener un cumplimiento del 98 % con los estándares internos de calidad, minimizando el trabajo repetido, las correcciones y las deficiencias documentales. **Entorno laboral** * Contratista de tiempo completo * Trabajo remoto * Cultura colaborativa y orientada a la misión, con dinamismo típico de una startup en rápido crecimiento. **Salario y beneficios** * **Tarifa salarial:** $10 por hora * **Beneficios:** * Días de descanso remunerados * Días de salud mental * Festivos corporativos * Apoyo integral para el bienestar **Proceso de solicitud** Usted puede postularse a través de nuestra página de carreras: https://alonsoandalonsolaw.wd503\.myworkdayjobs.com/Alonso **Demandas físicas** Este puesto implica principalmente trabajo sedentario, lo que requiere la capacidad de permanecer sentado durante largos períodos mientras se utiliza una computadora, un teléfono y otros equipos de oficina. Debe realizar eficientemente tareas de mecanografía y entrada de datos. **Declaración de igualdad de oportunidades en el empleo** *Alonso \& Alonso Attorneys at Law es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y está comprometido con la construcción de una organización diversa e inclusiva. Prohibimos cualquier tipo de discriminación y acoso basado en raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, condición de discapacidad, edad u otra característica protegida.* **Firmas de reconocimiento** Esta cláusula confirma que el miembro del equipo reconoce y comprende las funciones y responsabilidades descritas en su descripción de puesto en Alonso \& Alonso. El miembro del equipo acepta cumplir dichas responsabilidades al máximo de sus capacidades, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Cualquier duda sobre la descripción del puesto puede dirigirse a su supervisor o al departamento de recursos humanos para su aclaración.
