Asistente Administrativo

Descripción

Resumen: Este puesto ofrece la oportunidad de brindar un apoyo operativo y administrativo integral, centrado principalmente en la adquisición, coordinación de proyectos, documentación y comunicación con los clientes para una firma premium de diseño de interiores. Aspectos destacados: 1. Apoyar a una prestigiosa firma estadounidense de diseño de interiores residenciales 2. Centrarse en la adquisición, coordinación de proyectos y comunicación con los clientes 3. Oportunidad de asumir la responsabilidad de los procesos con mínima supervisión **Asistente Administrativo del Equipo de Diseño** ---------------------------------------- **USD 1.200–1.700/mes \|** **Tiempo completo en horario MST \|** **Trabajo remoto desde LATAM** #### **Acerca de esta oportunidad** Nuestro cliente es una prestigiosa firma estadounidense de diseño de interiores residenciales especializada en crear hogares cuidadosamente diseñados con una experiencia excepcional para los clientes. Su equipo gestiona múltiples proyectos de diseño simultáneamente y se enorgullece de ofrecer un servicio organizado y riguroso en cuanto al detalle, desde el concepto hasta la instalación. Buscan un **Asistente Administrativo del Equipo de Diseño** para brindar apoyo operativo y administrativo a su equipo de diseño. Este puesto se centra intensamente en la adquisición, coordinación de proyectos, documentación y comunicación con los clientes durante los proyectos de diseño activos. Esta es una excelente oportunidad para alguien muy organizado, proactivo, con experiencia previa apoyando a una empresa de diseño o creativa, y cómodo asumiendo la responsabilidad de los procesos con mínima supervisión. #### **Sus funciones** ##### **Adquisición y compras** * Realizar y gestionar pedidos de productos para proyectos activos de diseño de interiores. * Supervisar los presupuestos de adquisición de los proyectos y programar las compras adecuadamente para permanecer dentro de los límites de gasto. * Seguir los pedidos con múltiples proveedores, asegurando que los productos sean enviados, entregados y recibidos según lo programado. * Coordinar entregas con plazos ajustados con los instaladores para mantener los cronogramas de los proyectos. * Mantener registros precisos de adquisiciones dentro del software de gestión de proyectos. * Comunicarse regularmente con los equipos de almacén sobre entregas, artículos dañados y estado del inventario. * Verificar la finalización del proyecto confirmando que todos los productos hayan sido recibidos antes de la instalación. * Resolver pedidos retrasados, faltantes o dañados, coordinando sustituciones o nuevos pedidos. ##### **Coordinación de proyectos** * Actuar como punto clave de coordinación entre los clientes, los diseñadores y los miembros del equipo interno. * Mantener la documentación del proyecto y organizar los archivos del mismo. * Enviar materiales de incorporación y listas de verificación del proyecto a los nuevos clientes. * Mantener actualizados los sistemas de gestión de proyectos con el estado actual de las tareas y sus fechas límite. * Realizar auditorías rutinarias de los proyectos para garantizar que las tareas se completen con precisión y a tiempo. ##### **Administración del diseño** * Preparar materiales de presentación para los clientes destinados a reuniones de diseño. * Distribuir los paquetes de presentación antes de las llamadas programadas con los clientes. * Documentar las actas de las reuniones, las decisiones clave y los próximos pasos tras las reuniones con los clientes. * Ayudar a garantizar que los entregables del proyecto permanezcan organizados, precisos y dentro del cronograma durante todo el proceso de diseño. ##### **Comunicación con los clientes** * Enviar comunicaciones de traspaso del proyecto una vez que los diseños estén completos. * Crear breves videos instructivos para ayudar a los clientes a navegar por sus archivos de diseño. * Enviar recordatorios sobre fechas límite de compras y hitos del proyecto. * Responder a las consultas de los clientes tras la entrega del proyecto, escalando las solicitudes complejas cuando sea necesario. ##### **Soporte post-proyecto** * Preparar guías de instalación utilizando plantillas establecidas. * Coordinar solicitudes de sustitución y gestionar selecciones de productos agotados. * Revisar las solicitudes de revisiones de los clientes antes de remitirlas a los diseñadores senior. ##### **Sistemas y soporte operativo** * Mantener bibliotecas digitales de productos y recursos internos de diseño. * Actualizar los enlaces de compras afiliadas cuando corresponda. * Mantener actualizadas las colecciones en línea de productos. * Actualizar la documentación interna a medida que evolucionen los procesos. * Brindar apoyo administrativo continuo a los diseñadores y equipos de proyectos para asegurar que estos avancen de forma eficiente. #### **Qué buscamos** ##### **Experiencia** * 1–3 años de experiencia como asistente virtual, coordinador de proyectos, asistente administrativo o coordinador de operaciones. * Se prefiere fuertemente experiencia previa apoyando a una firma de diseño de interiores, una práctica arquitectónica o una agencia creativa. ##### **Organización y atención al detalle** * Excelentes habilidades organizativas con capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente. * Gran atención al detalle, especialmente en adquisiciones, documentación y seguimiento de pedidos. ##### **Conocimiento del sector** * Conocimiento del vocabulario relacionado con el diseño de interiores, flujos de trabajo de adquisición, proveedores comerciales, órdenes de compra, tiempos de entrega y unidades de medida estadounidenses. ##### **Iniciativa personal** * Capacidad para trabajar de forma independiente en un entorno dinámico y en crecimiento. * Tomar la iniciativa e identificar soluciones proactivamente sin necesidad de dirección constante. ##### **Orientación a sistemas y procesos** * Gusto por trabajar dentro de procesos estructurados, mejorándolos continuamente. * Confianza en el uso de software de gestión de proyectos y sistemas de documentación. ##### **Comunicación** * Excelentes habilidades escritas y verbales en inglés. * Profesional y pulido al interactuar con clientes, proveedores y equipos internos. ##### **Mentalidad de equipo** * Anticipar las necesidades de los diseñadores y eliminar proactivamente tareas administrativas de su carga de trabajo. * Colaborativo, confiable y comprometido con ofrecer una experiencia excepcional al cliente. ##### **Adaptabilidad** * Aprendizaje rápido de nuevos sistemas. * Capacidad para trabajar en un entorno en evolución donde los procesos continúan mejorando con el tiempo.