Asistente Ejecutivo (Operaciones y Automatización)

Descripción

Resumen: Nuestro cliente busca un Asistente Ejecutivo proactivo y versátil para apoyar tareas operativas, administrativas y estratégicas, optimizando procesos para una startup de GovTech de rápido crecimiento. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de optimizar cómo opera el fundador y la empresa 2. Más allá del asistente ejecutivo tradicional: automatización, finanzas, cumplimiento normativo y apoyo a ventas 3. Desarrollarse en un entorno de startup donde el alcance evoluciona rápidamente **Asistente Ejecutivo (Operaciones y Automatización)** Remoto para Latinoamérica**Acerca de nuestro cliente** Nuestro cliente es el fundador de una startup de GovTech de rápido crecimiento que desarrolla herramientas modernas de permisos y planificación para gobiernos municipales y estatales. Busca un operador proactivo y versátil para apoyar una amplia gama de tareas operativas, administrativas y estratégicas en áreas como finanzas, cumplimiento normativo, documentación, automatización y apoyo a ventas. **Acerca del puesto** Nuestro cliente busca un **Asistente Ejecutivo** que busque constantemente oportunidades para optimizar cómo opera el fundador y la empresa, no alguien que espere a que se le asignen tareas. Si identifica una mejor forma de hacer algo, lo señala y lo corrige. Este no es un puesto de Asistente Ejecutivo tradicional. Usted se encargará de todo, desde pagar facturas y gestionar relaciones con proveedores hasta construir automatizaciones, preparar propuestas formales (RFP), y ayudar a que la empresa tenga una buena presencia en conferencias y presentaciones comerciales. Si se siente cómodo con herramientas como Notion, puede construir automatizaciones para reducir el trabajo manual y prospera en un entorno de startup donde el alcance evoluciona rápidamente, este puesto es una excelente opción para usted. **Responsabilidades****Operaciones financieras y de cumplimiento normativo** * Pagar facturas y gestionar obligaciones financieras recurrentes con puntualidad y precisión * Gestionar inscripciones estatales conforme la empresa contrata personal en distintos estados de EE.UU., garantizando el cumplimiento normativo en cada nuevo estado * Supervisar las relaciones con proveedores, incluyendo contabilidad tributaria y otros prestadores de servicios externos * Coordinar proactivamente con proveedores y prestadores de servicios para mantener los contratos, renovaciones y entregables en plazo **Documentación y gestión del conocimiento** * Transferir y organizar información procedente de archivos PDF y otras fuentes en Notion * Mantener documentación limpia, organizada y accesible en todos los sistemas de la empresa * Preparar propuestas formales (RFP), declaraciones escritas y otros documentos oficiales según sea necesario * Redactar correos electrónicos y correspondencia profesional en nombre del fundador según sea necesario **Automatización y optimización de procesos** * Construir automatizaciones y flujos de trabajo para reducir el trabajo manual y mejorar la eficiencia operativa en toda la empresa * Identificar proactivamente oportunidades para optimizar cómo opera el fundador y la empresa e implementar mejoras sin necesidad de que se las soliciten * Mantenerse actualizado sobre herramientas y flujos de trabajo que puedan hacer al equipo más ágil y eficaz **Apoyo a ventas y conferencias** * Preparar materiales y logística para presentaciones comerciales * Apoyar la estrategia de participación en conferencias, incluyendo la identificación de eventos relevantes, la redacción de propuestas y la coordinación logística * Ayudar a organizar al equipo en torno a eventos específicos y asegurar que todo esté listo con anticipación **Qué buscamos*** Experiencia comprobada como Asistente Ejecutivo, Jefe de Gabinete o Asociado de Operaciones apoyando a un fundador o ejecutivo senior en una startup o empresa en etapas iniciales * Excelentes habilidades organizativas, con capacidad para gestionar simultáneamente múltiples flujos de trabajo operativos * Capacidad para construir automatizaciones y flujos de trabajo mediante herramientas de IA o plataformas sin código para reducir el trabajo manual * Competencia en Notion y facilidad para organizar y mantener documentación en los sistemas de la empresa * Excelentes habilidades de comunicación escrita en inglés, con capacidad para redactar correspondencia profesional, propuestas formales (RFP) y documentos oficiales * Actitud proactiva y autodirigida, orientada a identificar y corregir ineficiencias en lugar de esperar instrucciones * Capacidad para trabajar de forma independiente en áreas como cumplimiento normativo, coordinación financiera, gestión de proveedores y tareas administrativas * Amplia superposición horaria con la zona horaria del Pacífico de EE.UU. **Deseable*** Experiencia en inscripciones estatales en EE.UU. o cumplimiento normativo multiestatal para una empresa con modelo remoto desde el inicio * Antecedentes apoyando una startup B2B SaaS o de GovTech * Conocimiento de herramientas como Claude, Zapier, Make u otras plataformas similares de automatización * Experiencia apoyando procesos comerciales o logística de conferencias * Experiencia previa gestionando relaciones con proveedores y coordinando con prestadores de servicios externos **Horario de trabajo*** Configuración **100 % remota**, lo que le permite trabajar desde donde sea más productivo * Este puesto es **de tiempo completo**, con horarios definidos para garantizar la alineación con el equipo y la entrega de trabajo de calidad * Se requiere una **amplia superposición horaria con la zona horaria del Pacífico de EE.UU.** **Remuneración y días libres*** Remuneración pagada en **USD** * Pago **quincenal**, los días 15 y 30 de cada mes * **Días libres remunerados**, según la política de la empresa * **Días festivos observados**, según las directrices de la empresa **Requisitos para la postulación** Por favor envíe: * Un currículum actualizado * Un **video de Loom de 1 a 2 minutos**, presentándose, describiendo su experiencia apoyando a un fundador o startup, y explicando un ejemplo concreto de un proceso o sistema que haya mejorado o automatizado sin que se lo solicitaran **Solo los candidatos que envíen un video de Loom serán considerados para la siguiente etapa del proceso de selección.**