**Título del puesto:** Coordinador de Compras y Apoyo **Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario comercial estadounidense (con flexibilidad para tardes/fines de semana según las necesidades de soporte al cliente). Acerca del puesto Pavago contrata a un Coordinador de Compras y Apoyo en nombre de un cliente en un entorno impulsado por proyectos y con una fuerte carga operativa. Este puesto es responsable de garantizar que los materiales se soliciten con precisión, se entreguen a tiempo y se sigan correctamente, para que los proyectos se mantengan dentro del cronograma y del presupuesto. Trabajarás estrechamente con el Gerente de Proyecto, proveedores y equipos de campo para coordinar las compras, gestionar la documentación y detectar de forma proactiva riesgos o retrasos. Este puesto es ideal para alguien muy organizado, bilingüe (inglés y español), orientado al detalle y que destaque al aportar estructura y calma a operaciones intensas. Responsabilidades * Coordinar y realizar pedidos de materiales según los desgloses aprobados y los cronogramas de proyecto. * Comunicarse con los proveedores para confirmar precios, disponibilidad, plazos de entrega y fechas estimadas de entrega. * Programar y coordinar entregas y recogidas de materiales para alinearlas con los horarios del lugar de trabajo y de los equipos. * Seguir los pedidos pendientes y resolver de forma proactiva pedidos pendientes, sustituciones o retrasos en las entregas. * Detectar de inmediato riesgos, discrepancias o retrasos que puedan afectar los cronogramas o presupuestos del proyecto. * Mantener registros organizados de compras por proyecto. * Recopilar, verificar y cargar todos los recibos de materiales en Aspire por proyecto y categoría de costos. * Asegurar que los recibos se asignen al trabajo y código de costos correctos para un cálculo preciso de los costos por trabajo. * Identificar y reportar recibos faltantes, discrepancias de precios o posibles sobrecostos. * Apoyar al Gerente de Proyecto en tareas administrativas como investigación, ingreso de datos, elaboración de informes y organización de documentos. * Asistir en el seguimiento de tareas, recordatorios y coordinación. * Actuar como enlace entre los proveedores, el Gerente de Proyecto y los equipos internos o de campo. * Comunicarse con claridad y profesionalismo tanto en inglés como en español. * Asegurar que todas las comunicaciones relacionadas con compras, entregas y tareas administrativas queden documentadas de forma clara y coherente. ¿Qué te convierte en el candidato ideal? * Eres muy organizado y tienes una gran atención al detalle. * Eres proactivo y detectas problemas antes de que surjan. * Te comunicas con claridad y seguridad con proveedores y equipos internos. * Asumes la responsabilidad y llevas las tareas a cabo sin necesidad de recordatorios constantes. * Te sientes cómodo trabajando en un entorno dinámico y basado en proyectos. * Disfrutas reducir el estrés de los gerentes y propietarios mediante una sólida coordinación. Experiencia y habilidades requeridas (mínimas) * Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en inglés y español. * Experiencia coordinando actividades de compras, comunicación con proveedores o apoyo a proyectos. * Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo. * Alta atención al detalle y precisión. * Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente. * Mentalidad proactiva y orientada a la resolución de problemas. Experiencia y habilidades ideales * Experiencia en construcción, paisajismo u otros entornos basados en proyectos. * Conocimiento de cálculo de costos por trabajo o seguimiento de compras. * Experiencia utilizando Aspire o software similar de gestión de proyectos/cálculo de costos por trabajo. * Excelentes habilidades en Excel para seguimiento, conciliación e informes. ¿Cómo es un día típico? * Revisar los cronogramas de proyectos próximos con el Gerente de Proyecto. * Confirmar los materiales requeridos, cantidades y plazos. * Contactar a los proveedores para confirmar precios, disponibilidad y plazos de entrega. * Realizar pedidos de materiales y coordinar los horarios de entrega o recogida. * Seguir los pedidos pendientes y hacer seguimiento con los proveedores durante el día. * Resolver o escalar de forma proactiva pedidos pendientes, sustituciones o retrasos en las entregas. * Recopilar y cargar los recibos de materiales en Aspire con los códigos correctos de trabajo y costos. * Apoyar al Gerente de Proyecto en tareas administrativas, investigación y coordinación. * Comunicar actualizaciones de forma clara a proveedores, equipos de campo y partes interesadas internas. * Finalizar el día con registros organizados y siguientes pasos confirmados. **Métricas clave de éxito (KPI):** * Materiales solicitados y entregados a tiempo y en las cantidades correctas. * Notificación proactiva de retrasos o riesgos sin necesidad de seguimiento por parte del gerente. * Precisión y puntualidad en la carga de recibos y codificación de costos en Aspire. * Registros de compras y proyectos bien organizados. * Reducción de la carga de coordinación para el Gerente de Proyecto y los propietarios. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial. * Entrevista por video con un reclutador de Pavago. * Tarea práctica (por ejemplo, gestionar 3 tickets simulados mediante correo electrónico o chat). * Entrevista con el cliente ante la dirección de Soporte/Operaciones. * Oferta y verificación de antecedentes. \#LI\-AG1