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Resumen: Como Asistente de Oficina, garantizará el funcionamiento fluido del día a día en la oficina mediante la gestión del ritmo operativo, la coordinación con proveedores y la realización de tareas administrativas. Aspectos destacados: 1. Gestionar las operaciones y el entorno de la oficina, asegurando que los espacios sean funcionales 2. Coordinar con proveedores y partes interesadas para servicios y reparaciones 3. Apoyar a un equipo orientado al crecimiento con oportunidades de desarrollo **Acerca de So Shall We:** ---------------------- Colaboramos con propietarios y ejecutivos de empresas medianas en Estados Unidos para impulsar el crecimiento del beneficio neto con ventajas mutuas. Una combinación poco común de consultoría, ejecución integral (full-stack) y incentivos alineados para eliminar lo que está mal en el modelo de agencias. Somos lo que queda. Hacemos que el crecimiento parezca sencillo. Porque su crecimiento es nuestro negocio. **Su misión** ---------------- Como nuestro **Asistente de Oficina**, ayudará a mantener operando sin contratiempos nuestro centro de Buenos Aires día tras día. Usted será responsable del ritmo operativo de la oficina: asegurando que todo esté abastecido, funcione correctamente y reciba el mantenimiento adecuado, coordinando con proveedores, resolviendo incidencias de forma ágil y gestionando tareas administrativas clave y pagos. Será la persona de referencia para todas las cuestiones operativas de la oficina, aportando estructura, confiabilidad y una mentalidad serena y resolutiva a todo lo que ocurre detrás de escena. **Qué hará** ------------------ **Operaciones y entorno de la oficina** * Supervisar el estado general de la oficina y garantizar que los espacios estén limpios, funcionales y bien mantenidos. * Resolver incidencias cotidianas de la oficina (suministros, necesidades de mantenimiento, problemas de acceso, fallos de internet, etc.). * Ser el principal punto de contacto para temas y solicitudes relacionadas con las operaciones de la oficina. **Inventario y suministros** * Realizar el seguimiento del inventario de suministros y materiales de oficina. * Realizar pedidos y gestionar el reposicionamiento para garantizar que nunca se agoten los artículos esenciales. * Mantener sistemas sencillos que organicen los niveles de suministros, el historial de compras y las necesidades futuras. **Coordinación con proveedores y partes interesadas** * Gestionar las relaciones con los proveedores clave (limpieza, seguridad, mantenimiento, internet, administración del edificio y propietarios de las unidades). * Coordinar visitas, reparaciones y servicios periódicos, asegurando el seguimiento y el cumplimiento de los estándares de calidad. **Pagos y administración** * Gestionar los pagos relacionados con las operaciones de la oficina (alquiler, servicios públicos, limpieza, gastos y cuotas del edificio, etc.), garantizando su procesamiento puntual. * Apoyar la documentación básica y el registro de información vinculada a los gastos de oficina y a los proveedores. **Caja chica y previsión financiera** * Gestionar la caja chica y realizar el seguimiento diario. * Elaborar proyecciones simples de efectivo para los próximos meses, anticipando necesidades y manteniendo la previsibilidad de las operaciones. **Quién es usted** --------------- **Organizado y confiable** Es estructurado, orientado al detalle y capaz de gestionar múltiples tareas simultáneamente sin descuidar ninguna. **Resolutor práctico y ágil** Es ingenioso y proactivo: cuando algo falla o falta, actúa rápidamente para solucionarlo. **Coordinador sólido** Se siente cómodo trabajando con múltiples proveedores y partes interesadas, realizando un seguimiento firme y manteniendo todo bajo control. **Comunicador claro** Se comunica eficazmente con distintos tipos de personas (miembros del equipo, proveedores, personal del edificio) y gestiona las solicitudes con buenas habilidades interpersonales. **Requisitos** ---------------- * Disponibilidad a tiempo parcial. * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle. * Experiencia coordinando con proveedores y prestadores de servicios. * Capacidad para resolver problemas de forma rápida e independiente. * Excelentes habilidades de comunicación interpersonal. * Experiencia previa en gestión de oficina o funciones administrativas similares es un plus. **¿Por qué So Shall We?** -------------------- * Excelente remuneración. * Trabajar con excelentes personas en un equipo solidario y orientado al crecimiento. * Impresionante espacio de oficina en Palermo Hollywood. * Oportunidades de crecimiento y desarrollo. * Licencias por enfermedad y vacaciones ilimitadas.
