**Título del puesto:** Coordinador de Operaciones de Gestión de Propiedades **Tipo de puesto:** Tiempo completo, teletrabajo **Horario laboral:** Horario estadounidense **Acerca del puesto:** Buscamos un Coordinador de Operaciones de Gestión de Propiedades proactivo y orientado al detalle para apoyar las operaciones diarias de gestión de propiedades en múltiples mercados. Este puesto actúa como punto central de coordinación entre inquilinos, propietarios y proveedores, garantizando una comunicación fluida, la resolución oportuna de mantenimientos y la coherencia operativa. El candidato ideal está altamente organizado, domina tanto el inglés como el español y tiene experiencia con sistemas modernos de gestión de propiedades. Usted desempeñará un papel clave para mantener bien gestionadas las propiedades mediante la gestión de comunicaciones entrantes, la coordinación de flujos de trabajo de mantenimiento, el apoyo a inspecciones y notificaciones, y la garantía de que se sigan correctamente los sistemas y procesos. **Responsabilidades:****Comunicación con clientes, inquilinos y propietarios:** * Actuar como primer punto de contacto para inquilinos, propietarios y proveedores mediante teléfono y correo electrónico. * Responder de forma rápida y profesional a las consultas entrantes tanto en inglés como en español. * Derivar asuntos urgentes o complejos a las partes interesadas internas correspondientes. **Gestión de mantenimiento y órdenes de trabajo:** * Gestionar solicitudes de mantenimiento mediante plataformas de gestión de propiedades y mantenimiento. * Clasificar, priorizar y asignar órdenes de trabajo según su urgencia y las expectativas de nivel de servicio. * Asignar proveedores, supervisar su avance, hacer seguimiento hasta la finalización y garantizar la documentación adecuada. **Coordinación operativa:** * Crear, asignar y supervisar tareas operativas dentro del sistema de gestión de propiedades. * Coordinar inspecciones, visitas y acceso a las propiedades con los equipos de campo y los proveedores. * Preparar y enviar notificaciones (avisos de mora, infracciones, renovaciones) y apoyar los procesos de entrada y salida de inquilinos. **Procesos y sistemas:** * Seguir los Procedimientos Operativos Estándar (POE) establecidos para garantizar coherencia y cumplimiento normativo. * Mantener registros digitales organizados y listos para auditoría relativos a propiedades, inquilinos y proveedores. * Identificar brechas en los flujos de trabajo y recomendar mejoras operativas conforme crezca la cartera. **¿Qué lo convierte en el candidato ideal?:** * Comunicador claro y seguro, capaz de gestionar interacciones de alto volumen de forma profesional. * Altamente organizado, orientado al detalle, confiable y con excelente capacidad de seguimiento. * Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico y remoto. * Solucionador de problemas proactivo que mantiene la calma bajo presión. Experiencia y habilidades requeridas (mínimo) * 2+ años de experiencia en gestión de propiedades, operaciones o puestos con atención al cliente. * Experiencia práctica con plataformas de coordinación de gestión de propiedades y mantenimiento, específicamente Buildium y PropertyMeld (obligatorio). * Dominio del inglés y el español (hablado y escrito). * Excelente presencia telefónica y habilidades de comunicación escrita. * Capacidad para gestionar de forma independiente un alto volumen de llamadas, tareas y órdenes de trabajo. **Experiencia y habilidades ideales:** * Experiencia apoyando carteras de propiedades residenciales en múltiples mercados. * Participación previa en la coordinación de proveedores y la gestión de mantenimientos. * Familiaridad con operaciones remotas y equipos distribuidos. * Conocimiento de los flujos de trabajo de gestión de propiedades residenciales en Estados Unidos. ¿Cómo es un día típico? El día a día de un Coordinador de Operaciones de Gestión de Propiedades gira en torno a mantener clara la comunicación y asegurar que las operaciones avancen con eficiencia. Usted: * Gestionará comunicaciones entrantes de inquilinos, propietarios y proveedores. * Revisará y priorizará nuevas solicitudes de mantenimiento y tareas operativas. * Asignará proveedores, coordinará el acceso a las propiedades y hará seguimiento de las órdenes de trabajo hasta su finalización. * Actualizará los sistemas con notas, aprobaciones y documentación. * Enviará notificaciones, apoyará los procesos de entrada y salida de inquilinos y coordinará inspecciones. * Identificará y señalará los asuntos que requieran derivación o mejora de procesos. **En esencia:** usted es la columna vertebral operativa que garantiza el funcionamiento fluido de las propiedades, mantiene informadas a las partes interesadas y resuelve los problemas de forma eficiente. **Principales indicadores de éxito (KPI):** * Respuesta y resolución oportuna de consultas de inquilinos y propietarios. * Resolución de incidencias de mantenimiento dentro de los plazos de servicio definidos. * Exactitud y exhaustividad de los registros y documentación en los sistemas. * Seguimiento por parte de los proveedores y cumplimiento puntual de las tareas. * Reducción de errores operativos y derivaciones. **Proceso de entrevista:** * Entrevista telefónica inicial * Entrevista por video con un reclutador de Pavago * Tarea práctica (por ejemplo, priorización de órdenes de trabajo o escenario de comunicación) * Entrevista con el cliente * Oferta y verificación de antecedentes