**Asistente de Operaciones** ------------------------ **Ubicación:** Teletrabajo desde Latinoamérica **Horario:** Lunes a viernes, 9:00 a. m. – 5:00 p. m. (hora estándar del este) **Remuneración:** **1 400 – 1 800 USD mensuales** (según experiencia) **Días libres:** **Se observan las fiestas nacionales estadounidenses** **Tipo de colaboración:** Apoyo a largo plazo y tiempo completo **Relación jerárquica:** Brinda apoyo directo a la propiedad / liderazgo principal ### **Acerca de esta oportunidad** Latino Legends busca un **Asistente de Operaciones** altamente organizado y orientado al detalle en nombre de dos firmas estadounidenses de servicios profesionales. Nuestros clientes son pequeñas empresas bien establecidas que operan en entornos técnicos y regulados, incluidos los servicios de consultoría en ingeniería, servicios expertos, cumplimiento ambiental e inspecciones. Este puesto brinda apoyo a ambas organizaciones, dedicando la mayor parte del tiempo a una firma y una proporción menor, pero constante, a la segunda. El candidato ideal es proactivo, confiable y se siente cómodo trabajando de forma independiente mientras gestiona responsabilidades administrativas, operativas y relacionadas con facturación en múltiples flujos de trabajo. ### **Distribución del tiempo** * **Cliente principal:** Aproximadamente 4 días por semana * **Cliente secundario:** Aproximadamente 1 día por semana (La distribución exacta puede ajustarse según la carga de trabajo y las prioridades.) **Principales responsabilidades** ------------------------ ### **Responsabilidades para el cliente principal (mayor parte del tiempo)** **Apoyo operativo y administrativo** * Coordinar agendas, inspecciones y calendarios * Comunicarse profesionalmente con partes interesadas externas (incluidos clientes, profesionales legales y socios) mediante correo electrónico y teléfono * Supervisar el avance de los proyectos, fechas límite y seguimientos * Asistir con el seguimiento de horas y la organización interna de flujos de trabajo **Apoyo en facturación y finanzas** * Preparar y emitir facturas con precisión y dentro del plazo establecido * Supervisar cuentas por cobrar y realizar seguimiento de pagos pendientes * Asistir con tareas en QuickBooks, incluida la entrada de facturas, el seguimiento de pagos y la conciliación básica * Mantener documentación de proyectos y financiera debidamente organizada **Apoyo a clientes** * Responder a consultas rutinarias de los clientes de forma oportuna y profesional * Preparar cartas de compromiso y documentación estándar de proyectos utilizando plantillas proporcionadas * Mantener sistemas CRM o herramientas internas de seguimiento de clientes ### **Responsabilidades para el cliente secundario (aproximadamente un día por semana)** **Licitaciones y propuestas** * Preparar y presentar ofertas para proyectos relacionados con inspecciones y cumplimiento normativo * Supervisar envíos y respuestas **Facturación y comunicación con clientes** * Enviar facturas y realizar seguimiento de los pagos * Gestionar correspondencia rutinaria por correo electrónico con los clientes * Brindar apoyo contable básico en QuickBooks según sea necesario **Cualificaciones requeridas** --------------------------- * Experiencia previa en roles administrativos, operativos o como asistente virtual * Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral en inglés * Alta capacidad de atención al detalle y excelentes aptitudes organizativas * Capacidad para trabajar de forma independiente y gestionar responsabilidades en un entorno remoto * Competencia en: + Herramientas de gestión de correo electrónico y calendarios + Microsoft Excel o Google Sheets + QuickBooks (o capacidad demostrada para aprender rápidamente) **Cualificaciones preferidas** ---------------------------- * Experiencia apoyando firmas de ingeniería, consultoría, jurídicas o de servicios profesionales * Conocimiento de facturación, facturación basada en horas o servicios bajo contrato de retención * Experiencia previa trabajando de forma remota o como asistente virtual * Capacidad para gestionar prioridades entre múltiples empresas o flujos de trabajo **Qué significa el éxito en este puesto** ---------------------------------------- * Las facturas son precisas, se emiten oportunamente y se envían de forma constante * Las agendas están bien organizadas, con mínimos conflictos * Los clientes reciben comunicaciones oportunas y profesionales * Los registros financieros y de proyectos están limpios, organizados y actualizados * El liderazgo queda liberado para centrarse en la ejecución técnica y el desarrollo comercial