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Resumen: Representar a la organización en las negociaciones contractuales, desarrollar políticas para proveedores y gestionar tarjetas corporativas y gastos oficiales para pagos. Aspectos destacados: 1. Oportunidad de negociar contratos y definir políticas para proveedores. 2. Gestionar procesos financieros, incluidas las tarjetas corporativas y los gastos. 3. Garantizar el cumplimiento de los contratos y mantener relaciones sólidas con los proveedores. **DESCRIPCIÓN GENERAL:** Representar a la organización en las negociaciones contractuales y desarrollar políticas para proveedores. Además, gestionar la tarjeta corporativa y procesar los gastos oficiales para el pago de ciertos proveedores. **TAREAS Y RESPONSABILIDADES LABORALES ESENCIALES:** 1\. Elaborar e implementar instrucciones, políticas y procedimientos para la gestión de contratos relacionados con la compra de equipos, materiales y servicios. 2\. Representar a la organización en las negociaciones contractuales y desarrollar políticas para proveedores. **3\. Gestionar la tarjeta corporativa, procesar los gastos oficiales (por ejemplo:** reservas de boletos, hoteles, membresías) y gestionar las notificaciones electrónicas para el pago de ciertos proveedores, como Liberty, DIRECTV y Autoexpreso. 4\. Actuar como agente custodio de todos los contratos y garantizar que se cumplan todos los requisitos contractuales mediante el mantenimiento adecuado de contratos tales como: aire acondicionado, fumigación, jardinería, fotocopias, cámaras de seguridad y otros. 5\. Elaborar y procesar solicitudes y órdenes de compra de materiales y equipos. 6\. Identificar proveedores de materiales, equipos o servicios para entrevistarlos y determinar la disponibilidad del producto y los términos de venta. 7\. Evaluar distintas propuestas de los vendedores para llevar a cabo negociaciones adecuadas que garanticen calidad, precio, envío y servicio. 8\. Gestionar los archivos y listas de proveedores manteniéndolos actualizados en MIP. 9\. Seleccionar y mantener proveedores que ofrezcan productos y servicios de alta calidad, al mejor precio y que, además, cumplan con el código de ética y conducta. 10\. Participar en la elaboración de especificaciones para equipos, productos o materiales estandarizados. 11\. Resolver cualquier reclamo relacionado con proveedores, contratistas, clientes u otros interesados. 12\. Procesar certificaciones ante agencias como Hacienda, CRIM, ASUME, FSE, Departamento del Trabajo y Seguro de Conductores. 13\. Custodiar todas las garantías de los equipos adquiridos por la organización. 14\. Documentar los procesos esenciales de su puesto. 15\. Elaborar informes fiscales de propuesta para inversionistas privados y fundaciones. 16\. Asesorar y orientar a directores que soliciten sus conocimientos respecto a los equipos y materiales a adquirir. 17\. Brindar capacitación cruzada a los Líderes Fiscales de AmeriCorps y al Departamento de Justicia VOCA. 18\. Mantener y actualizar la lista de proveedores. 19\. Apoyar en el registro de solicitudes en el sistema financiero MIP. 20\. Realizar cualquier tarea que se le solicite. **EXPERIENCIA, EDUCACIÓN, HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:** § Título universitario asociado en sistemas administrativos, finanzas o área afín. § Al menos un (1) año de experiencia en un campo relacionado. § Economía y contabilidad: conocimiento de los principios y prácticas económicas y contables, los mercados financieros, la banca y el análisis y la presentación de datos financieros. § Matemáticas: conocimiento de aritmética, álgebra, geometría, cálculo, estadística y sus aplicaciones. § Idioma inglés: conocimiento de la estructura y contenido del idioma inglés, incluido el significado y ortografía de las palabras, las reglas de composición y la gramática. § Administración y gestión: conocimiento de los principios y prácticas empresariales y de gestión involucrados en la planificación estratégica, la asignación de recursos, la modelización de recursos humanos, las técnicas de liderazgo, los métodos de producción y la coordinación de personas y recursos. § Administrativo: conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, tales como procesamiento de textos, gestión de archivos y registros, taquigrafía y transcripción, diseño de formularios y otros procedimientos y terminología de oficina. § Servicio al cliente y atención personalizada: conocimiento de los principios y procesos para brindar servicios al cliente y atención personalizada. Esto incluye la evaluación de las necesidades del cliente, el cumplimiento de los estándares de calidad en los servicios y la evaluación de la satisfacción del cliente. § Interacción con computadoras: uso de computadoras y sistemas informáticos (incluidos hardware y software) para programar, escribir software, configurar funciones, ingresar datos o procesar información. § Análisis de datos o información: identificación de los principios fundamentales, razones o hechos subyacentes de la información mediante la descomposición de la información o los datos en partes separadas. § Procesamiento de información: compilación, codificación, clasificación, cálculo, tabulación, auditoría o verificación de información o datos. § Comunicación con supervisores, compañeros o subordinados: provisión de información a supervisores, compañeros de trabajo y subordinados por teléfono, por escrito, por correo electrónico o en persona. § Establecimiento y mantenimiento de relaciones interpersonales: desarrollo de relaciones laborales constructivas y cooperativas con otras personas, y su mantenimiento a lo largo del tiempo. § Evaluación de la información para determinar el cumplimiento de normas: uso de información relevante y juicio personal para determinar si los acontecimientos o procesos cumplen con las leyes, regulaciones o normas. § Documentación/grabación de información: ingreso, transcripción, grabación, almacenamiento o mantenimiento de información en formato escrito o electrónico/magnético. § Supervisión de procesos, materiales o entorno: supervisión y revisión de información proveniente de materiales, eventos o el entorno para detectar o evaluar problemas. § Prestación de consultoría y asesoramiento a terceros: provisión de orientación y asesoramiento experto a la dirección u otros grupos sobre temas técnicos, relacionados con sistemas o procesos. § Realización de actividades administrativas: ejecución de tareas administrativas cotidianas, como el mantenimiento de archivos de información y el procesamiento de documentación. **REQUISITOS FÍSICOS Y ENTORNO LABORAL:** § Entorno de oficina interna normal con algunos viajes a las ubicaciones de los clubes en toda Puerto Rico. La disponibilidad para interactuar con financiadores durante las noches y los fines de semana constituye un componente fundamental de este puesto. Se requieren contactos internos frecuentes con empleados de toda la organización. **COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES:** **§ ORIENTADO A LOS OBJETIVOS:** Capacidad para ejecutar acciones, utilizar los recursos de forma eficiente y tomar decisiones oportunas según los estándares de calidad esperados por la organización para obtener los resultados previstos. **§ ORIENTADO AL SERVICIO:** Capacidad para identificar y comprender las necesidades y expectativas de las personas en relación con la organización y atenderlas con la calidad requerida. **§ TRABAJO EN EQUIPO:** Capacidad para construir relaciones de cooperación basadas en la confianza con las personas con las que se interactúa en el trabajo, promoviendo el logro de los objetivos organizacionales. **§ COMUNICACIÓN EFECTIVA:** Capacidad para escuchar y expresarse de forma clara, concreta y oportuna mediante comunicación escrita, verbal y no verbal. **§ COMPROMISO ORGANIZACIONAL:** Capacidad y disposición para alinear la propia conducta con las necesidades, prioridades, valores y objetivos de la organización, actuando conforme a sus políticas y procedimientos. **§ DISPONIBILIDAD PARA EL CAMBIO:** Capacidad para proponer cambios y adaptar las acciones laborales a las nuevas realidades planteadas por la organización y su contexto. **§ DESARROLLO PROFESIONAL:** Capacidad para ser un ejemplo mediante la práctica del auto-desarrollo, la participación activa en foros de aprendizaje y la promoción de las mejores prácticas en recursos humanos. **§ SEGURIDAD:** Capacidad para gestionar rápidamente y alertar sobre situaciones de seguridad y/o emergencias relacionadas con el trabajo. **VALORES ORGANIZACIONALES:** **§ EXTRAORDINARIO:** Utiliza su talento y experiencia para clarificar la estructura, los roles y las relaciones, y transformar los obstáculos en oportunidades. **§ MISIONERO:** Mantiene el autocontrol en situaciones de estrés y conflicto, busca apoyo cuando es necesario y se compromete a hacer saber a los demás cuándo sus conductas le afectan. **§ COLABORADOR:** Demuestra disponibilidad, cordialidad y participa en la comunicación cara a cara con colegas y clientes, utilizando el correo electrónico para informar. **§ PARTICIPATIVO:** Cumple con los acuerdos establecidos y fomenta las conversaciones, negociando prioridades y/o formulando preguntas para validar la información. **§ CREATIVO:** Promueve un sentido de innovación para el desarrollo de nuevas ideas, tendencias y procesos en el desempeño de su trabajo. **§ UTOPICO:** Enfocado en el desarrollo profesional y la gestión del cambio, asegurando la inclusión de todas las personas afectadas por dicho cambio. **AVISO LEGAL:** La información presentada indica la naturaleza general y el nivel de trabajo esperado de los empleados en esta categoría. No está diseñada para contener, ni interpretarse como, un inventario exhaustivo de todos los deberes, responsabilidades, calificaciones y objetivos requeridos de los empleados asignados a este puesto.
