El Coordinador de Servicios de Documentación procesará solicitudes de producción de documentos en alemán e inglés, incluyendo la gestión de solicitudes de trabajo que van desde procesamiento de texto intermedio hasta complejo, transcripción de archivos de voz y diversas otras tareas. También podría encargarse de proyectos especiales o estratégicos, incluyendo programas piloto para nuevos servicios. Se espera que el titular del puesto mantenga consistentemente los estándares de calidad y eficiencia del departamento produciendo trabajos de una sola pasada con cero o mínimas revisiones de calidad. Además, podría asignársele realizar revisiones entre pares para garantizar una calidad de salida consistente entre los Coordinadores de Documentación. **Responsabilidades:** Operaciones * Gestionar eficientemente todos los aspectos de la producción de documentos, incluyendo pero no limitado a transcripción de archivos de voz, copia mecanografiada, marcado de documentos, formato y creación de documentos en Word, Excel y presentaciones de PowerPoint. Asegurarse de que todo el trabajo cumpla con las Directrices de Marca establecidas. * Completar con éxito tareas de nivel intermedio a complejo manteniendo altos estándares de calidad. Enfocarse en precisión y eficiencia en todas las asignaciones. * Se espera que produzca consistentemente trabajos de una sola pasada independientemente de la complejidad y desafíos según los estándares establecidos de calidad y eficiencia. * Asignado para realizar revisiones entre pares (preauditorías) de los resultados de otros coordinadores, teniendo en cuenta su antigüedad y la complejidad del trabajo. * Habilidades efectivas de gestión de cuentas: + Realizar evaluaciones precisas de solicitudes de trabajo, incluyendo tiempos de entrega + Comunicarse con clientes por teléfono y/o correo electrónico de forma precisa y oportuna + Ofrecer proactivamente soluciones cuando se prevén posibles problemas + Confirmar por escrito todas las discusiones y acuerdos con los clientes * Informar al Supervisor sobre todos los problemas que puedan interferir con la prestación del servicio * Enviar al Supervisor los comentarios de los clientes * Estar bien versado en todas las Líneas de Servicio del Departamento * Alcanzar consistentemente objetivos individuales, prioridades y metas de desarrollo alineadas con la dirección del departamento y de la Firma * Implementar todas las políticas, reglas y regulaciones de la empresa * Mantener la confidencialidad de la información de la Firma y de los clientes * Asegurarse de que todas las demás tareas asignadas por la Gerencia sean adecuadamente atendidas * Realizar otras tareas asignadas por los Supervisores y el Gerente Gestión de Proyectos * Ayudar a ejecutar todos los requisitos del proyecto según los estándares de prestación de servicios * Desarrollar y aplicar conocimientos especializados en el tema * Demostrar buenas habilidades de atención al cliente y potencial de liderazgo en cada oportunidad * Coordinar con los Gerentes de Proyecto sobre actualizaciones y estrategias de resolución de problemas Apoyo a la Marca * Asesorar, animar y facilitar la adopción por parte de los clientes de los estándares y plantillas de marca de la firma * Crear documentos visualmente atractivos y materiales de presentación utilizando plantillas de MS Word y PowerPoint * Asegurar una entrega precisa y oportuna mediante el cumplimiento de los estándares establecidos de calidad y de marca de la Firma * Alertar a los clientes sobre posibles problemas/aspectos con antelación y ofrecer posibles soluciones o enfoques alternativos Atención al Cliente * Establecer buenas relaciones de trabajo con los clientes y manejar sus inquietudes de manera rápida y profesional, conforme a los principios de servicio al cliente * En caso de una escalación o queja, enviar un correo de reconocimiento, recopilar hechos, preparar un informe de incidente dentro de los plazos acordados y proporcionar una recomendación para evitar que el problema vuelva a ocurrir * Confirmar por escrito todas las discusiones y acuerdos con los clientes **Habilidades y Experiencia:** * Título universitario con buen rendimiento académico * Experiencia relevante en un campo similar y participación en una función similar * Aguda capacidad analítica y habilidad para determinar las necesidades del cliente * Demuestra fluidez nativa en alemán y dominio avanzado en inglés, tanto escrito como hablado * Capacidad para tomar decisiones y juicios sólidos y precisos * Habilidades efectivas de liderazgo y comunicación * Altamente organizado y capaz de priorizar tareas * Habilidades avanzadas en MS Word, Excel y PowerPoint * Flexible y dispuesto a trabajar en cualquier turno * Aptitud para aprender nuevas tecnologías y procesos * Altamente organizado y orientado al detalle * Fuerte compromiso con un servicio excepcional al cliente * Ética laboral excepcional, integridad personal y profesional * Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas; jugador de equipo * Capacidad para colaborar y comunicarse eficazmente con personas de diferentes culturas y diversos niveles dentro de la organización * Experiencia trabajando con un equipo multicultural es un valor añadido